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Drei Tage, zwei Bühnen, ein Team

Als Ehrenamtler sind wir U&Dler – als U&D professionell!

Die U&D Garagenbühne startet mit dem garage band contest. Endlich wieder eine Plattform für kleine, lokale Bands! Wer gewinnt, spielt im nächsten Jahr als Opener auf der Hauptbühne. Dort stapeln sich die Main-Acts diesmal geradezu. On Stage grooven Boppin´b und die Ron Spielman Band, Emil Bulls versorgen den Freitag mit einer etwas härteren Gangart. Es geht ganz schön ab vor der Bühne, aber letztendlich ist alles easy – auch mcf am Freitag gibt schon gut Gas. Zum Festivalabschluss gibt sich Race die Ehre. Der Platz wird noch mal richtig voll! Abschiedskonzert der Band. Eine der ganz seltenen Gelegenheiten, wo wir unsere Booking-Strategie „Keine Covermucke“ durchkreuzen. Für die erfolgreichste lokale Band der Beatabendszene, deren Bassist selbst Troja-Vorstand war und das U&D mit aus der Taufe gehoben hat, muss das sein! Unsere zahlreichen Gäste finden das auch und schwelgen in Erinnerungen. Zum Kurzfilmgucken ist es vielen leider dann doch ein bisschen zu frisch. Besonders warm ist es diesmal nämlich nicht, aber am Wetter kann man halt nix drehen!

Ohne die Routine, die wir mittlerweile haben, wäre die zweite Bühne sicher nicht zu stemmen. Unglaublich, wie sich das U&D in den letzen zehn Jahren verändert hat! Mit der dreifachen Helferzahl veranstalten wir ein Festival für mehrere Tausend Besucher. Angefangen hat alles mit vielleicht hundert Festivalhungrigen! Der Aufwand ist immens. Denn jetzt geht es plötzlich um zwei Bühnen. Zweimal Bühnenequipment, zweimal Techniker, zweimal Bandbetreuung und zweimal Booking. Immer wieder wachsen kleine visionäre Ideen auf einmal noch mitten in der Verwirklichung aus ihren Kinderschuhen und werden aufwendig. Wenn man in den Vorbereitungen und der Abwicklung des Festivals steckt, wirkt das zwar manchmal recht chaotisch. Aber das stimmt nur zum Teil – mit den Jahren hat das U&D sich strukturiert. Auf vielen Ebenen hat es sich dadurch professionalisiert. Sichtbar wird das auf dem gesamten Festivalgelände, sowohl bei der Ausstattung als auch im Ablauf des Festivals, aber auch im Planungs- und Organisationsbereich. Dass eine klare Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeitsbereichen für ein funktionierendes Organisationsteam der erste Schritt überhaupt sein musste, stellte sich nach den ersten U&D´s schnell heraus. Die Strukturierung des Bürobereichs, z.B. die Dokumentation von Tätigkeiten und Archivierung der Unterlagen wurde mit den wachsenden Dimensionen unabdingbar. Seit 1998 füllen jedes Jahr Stapel von Sponsoringanfragen, Ständebewerbungen, Rechnungen, Organisationlisten, Verträgen, Briefwechseln, Genehmigungen, Lieferscheinen, Verbrauchs- und Bestandslisten, Kalkulationen, Abrechnungen, Adress- und Kontaktlisten, Werbematerialentwürfen, Gastspielverträgen, GEMA-Listen, Personal- und ToDo-Listen mehrere Ordner. Mit der Datenbank besteht seit 2002 zusätzlich ein Ablagesystem, in das jeder seine oder allgemeine Daten speichern kann. Das klingt einfach, ist aber ganz schön kompliziert gewesen. Gerade wer im Organisationsteam des Festivals agierte, hatte meist schlichtweg keine Zeit, Vorgänge, die er gerade erledigte, auch noch detailliert aufzuschreiben. Lose-Blatt-Sammlungen, eilig aufgeschriebene und unvollständige Notizen – keine Seltenheit. Leute aus dem weiteren Umkreis waren dagegen nicht stark genug involviert, um gut genug Bescheid zu wissen. Überhaupt verteilt sich das gesamte Festivalwissen bis heute auf viele verschiedene Köpfe.

Aber der Grad der Professionalisierung steigt mit jedem Jahr. Das Sponsoring zum Beispiel hat sich enorm entwickelt. In den ersten Jahren gab es keinerlei Unterlagen, die man den künftigen Sponsoren zu einer Anfrage geben konnte. Anzeigen wurden mündlich verkauft. Mittlerweile existiert ein mehrseitiges Sponsoringkonzept im Farbdruck für die Anzeigenwerbung. Es gibt noch unzählige weitere Beispiele. Klar, einiges kann noch optimiert werden, aber insgesamt gesehen ist die Leistung des U&D Team enorm! Das positive Feedback von professionellen Veranstaltern lässt uns da immer wieder mal ein paar Zentimeter wachsen.

Das Karlstadter Umsonst & Draussen
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